GED – Gestão eletrônica de documentos

GED- Gestão Eletrônica de Documentos

O software de Gestão Eletrônica de Documentos torna as informações disponíveis de forma totalmente eficiente para que o usuário possa usar e recuperar documentos por meio eletrônico. O objetivo é processar, organizar e monitorar o fluxo dos documentos físicos e digitais em diferentes formatos. O sistema digitaliza e arquiva documentos, em um processo simples e acessível, deixando todos os documentos da empresa ao alcance em poucos segundos. Os processos tradicionais de armazenamento de documentos são lentos e além de perder tempo para localizar as informações, não há a segurança sobre quem está acessando e o que está sendo acessado e o risco de ocorrer algum problema como perda ou extravio de documentos é maior. Com o MegaGED, os processos eletrônicos ganham velocidade e o usuários só terão acesso ao que for permitido e o sistema registra acessos e ações dos usuários em relação a cada documento. As informações ficam disponíveis para mais de um usuário ao mesmo tempo e há a segurança em caso de sinistro.

Por que usar o GED?

O GED tem a capacidade de automatizar tarefas manuais e desempenhá-las com mais agilidade e segurança. Ele pode atuar em vários segmentos, como indústria, varejo, comércio, advocacia e contabilidade. Confira suas principais funcionalidades:

Funcionalidades

Indexação: para cada documento é possível criar vários campos de indexação, por exemplo, datas para ajudar em documentos com validade

OCR Full: permite tornar o documento pesquisável, sendo possível realizar buscas no corpo do documento.

Tipo documental: é possível criar vários tipos de documentos, o que ajuda na classificação e organização de cada material, e torna a pesquisa mais simples e rápida.

E-mail: o recurso permite que, ao localizar qualquer documento, possa-se anexa-lo ao e-mail com apenas um clique, sem precisar abrir uma nova mensagem e fazer download do arquivo para enviar.

Busca: mais simples e intuitiva, o usuário pode buscar por data de validade, tipo do documento ou proprietário do documento.

Workflow: pode-se criar fluxos documentais para automatizar processos, quando é necessária a aprovação do documento por determinado setor, por exemplo.

Pastas: com as pastas, é possível definir níveis de permissões para cada usuário e restringir os acessos.

Por que usar GED na minha empresa?

Aumento da produtividade: com a localização mais rápida de documentos, os serviços prestados pela empresa ficam ainda mais rápidos e ágeis e trazem ganhos de produtividade ao seu negócio.

Economia: além de reduzir custos em centenas ou milhares de folhas impressas, onde as buscas são extremamente trabalhosas, a Gestão Eletrônica de Documentos reduz custos com espaço físico otimiza recursos humanos e garante a sustentabilidade da empresa.

Organização e otimização: com o GED, o usuário saberá em qual setor da empresa a informação está, qual o caminho que já percorreu e quais os procedimentos que precisam ser feitos para serem encontrados. É possível ainda criar diferentes níveis de permissões, restringindo as visualizações aos documentos e funcionalidades como edição, exclusão de documentos, entre outros.

Acesso em qualquer dispositivo: o sistema de Gestão Eletrônica de Documentos é responsivo, ou seja, pode ser usado em qualquer momento e em qualquer lugar, por meio de qualquer dispositivo, seja ele um tablet, um smartphone ou um computador.

Proteção contra catástrofes: esse é outro fator que ajuda a justificar a implantação de projetos como o GED, pois em arquivos eletrônicos, o procedimento de backup é usual.

Busca rápida: você encontra documentos com mais agilidade e rapidez por meio de busca por metadados, evitando tempo desnecessário procurando os arquivos.

Sistema customizável: para cada contratação do Gestão Eletrônica de Documentos, uma equipe está à disposição para que o software esteja adequado às necessidades e processos da sua empresa. O período de implantação é usado para transmitir os conceitos e funcionalidades, ao mesmo tempo em que o administrador do sistema constrói o ambiente de utilização de forma simples e assistida.

Atende exigências de programas de certificação: o GED atende às exigências de programas de certificação, como o ISO 9000, que cobra controle efetivo de documentos e processos nas empresas.

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